Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни Страница 61
Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни читать онлайн бесплатно
Отчет должен содержать такие сведения.
• Достигнутые результаты. С этого следует начинать. (Только не больше страницы!)
• Подробное описание процесса выполнения. Опишите в деталях, чего удалось достичь, какая работа выполнена, какие этапы пройдены, сколько отработано часов и истрачено средств.
• Затруднения и неблагоприятные обстоятельства. Отметьте возникшие за отчетный период неблагоприятные обстоятельства и проблемы, а также предложения по устранению последних.
• Утверждение изменения плана. Сообщите обо всех утвержденных изменениях, внесенных в план за отчетный период.
• Риски проекта. Пересмотрите оценку факторов рисков проекта в связи с произошедшими и вероятными изменениями, а также возможное влияние последних на существующий план.
• Планы на следующий период. Перечислите основные планируемые работы и намеченные результаты на следующий период.
Вот советы, которые вам помогут.
• Приведите доклад в соответствие с интересами и потребностями адресата. Сообщайте о том, что представляет для него интерес и/или потребность. Возможно, придется составлять разные отчеты для разных групп аудитории проекта.
• Если вы готовите разные отчеты, то начните с самого подробного. Это обеспечит их единообразие и поможет исключить дублирование.
• Независимо от запросов аудитории проекта, представляйте отчеты не реже одного раза в месяц.
• Убедитесь, что вся информация о результатах, графике работ и расходе ресурсов относится к данному отчетному периоду. Это не всегда легко. Информация о том, что учитывают сами участники проекта, вполне доступна, а вот, к примеру, получить в бухгалтерии данные по расходам не всегда удастся раньше конца месяца.
• Всегда давайте сравнение проделанного с запланированным. Без такой информации отчет будет неполным.
• Никаких неожиданностей. Но если все-таки какая-нибудь произошла, то примите срочные меры по ее устранению. Чтобы в отчете можно было написать: были такие-то затруднения, которые устранены такими-то действиями.
• Обсуждайте содержание ближайшего отчета на совещаниях.
Несомненно, постоянная поддержка всех представителей аудитории проекта — важное условие успеха. Она зависит от их осведомленности о ходе работ и развитии событий проекта. Ваша задача — обеспечить это условие.
Одним из средств выполнения этого условия будут совещания и встречи, из которых к основным относятся следующие.
• Регулярные совещания участников. На них обсуждаются текущие вопросы. Они также призваны способствовать укреплению доверия и трудовых отношений.
• Внеочередные совещания участников. Проводятся для обсуждения неожиданных проблем.
• Встречи с руководством. На них обсуждаются достижения, ход работ проекта, а также проблемы и неблагоприятные ситуации, для разрешения которых требуется помощь руководства. По крайней мере, хотя бы напомните им о своем проекте.
Теперь осветим эту тему подробно.
Это хорошая возможность напомнить участникам проекта о его назначении и целях, а также ощутить в целом масштабы деятельности по реализации проекта. Такие совещания способствуют сплочению команды проекта.
Повестку дня регулярных совещаний нужно предварительно обсудить с разными участниками. Если кто-то из них не сможет присутствовать, предложите ему участвовать дистанционно. (В главе 16 обсуждаются технические возможности этого.)
В дополнение к советам по эффективной организации совещаний учтите и такие рекомендации.
• Даже на регулярные собрания следует приготовить письменную повестку дня, предварительно ознакомить с ней участников, учесть предложения.
• Перед собранием распространите данные о выполнении проекта за последний период.
• Раздайте, также предварительно, другие справочные материалы по темам обсуждения.
• Ограничивайте затянувшиеся дискуссии. Требующие глубокой проработки перенесите на отдельное собрание.
• Начинайте и заканчивайте собрание строго по расписанию (повторяю еще раз!).
• Подготовьте и раздайте регламент выступлений.
Такие совещания проводятся для обсуждения неожиданно возникших обстоятельств, поэтому не всегда нужно собирать всех участников. Рекомендации здесь такие.
• Определите лиц, которых это касается, и пригласите их.
• Укажите причину, по которой собрались, и как вы надеетесь с ней справиться.
• Тщательно запишите все предложения и оцените возможность их реализации.
Пользуйтесь возможностями скромно напомнить высшим руководителям о своем проекте и его значении для организации. Они хоть и утвердили его, скажем, месяц назад, но в организации, вероятно, много и других дел.
Комиссии по проверке хода выполнения проекта обычно состоят из представителей различных специализированных подразделений и возглавляются директором. А проводите встречу вы, на правах хозяина. Основное ее назначение — ознакомить начальников функциональных подразделений с процессом выполнения проекта и вопросами его обеспечения, а также заручиться поддержкой высшего руководства. Руководители организации оценивают соответствие выполняемых задач высшим приоритетам организации, особенно если последние изменились.
Вот советы, как сделать встречу с руководством полезной для вас.
• Определите, что их интересует в первую очередь, и начните с этого.
• Ваше выступление должно быть непродолжительным, только основные темы.
• Будьте готовы дать подробные ответы на возможные вопросы.
• Выделите время на эти вопросы.
• Дайте оценку рискам проекта на текущий момент и информацию о действиях по их уменьшению.
• Раздайте листки с перечислением основных тем выступления.
• После встречи подготовьте и раздайте небольшие отчеты о проведенной встрече.
Нечего обсуждать, когда нечего обсуждать
Жалоба
Напишите нам, и мы в срочном порядке примем меры.
Комментарии