Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс Страница 9

Карманный календарь

Карманными календарями я тоже не рекомендовала бы пользоваться — они такие маленькие, их будто выпускают для лилипутов. Я понимаю, что такие календари влезают в дамскую сумочку и карман пиджака. Их обложки часто изготовлены из кожи, поэтому они являются предметом роскоши и стоят целое состояние. Неважно, сколько вы заплатили, — если вам не хватает места для записей, календарь нужно менять.

Беспорядочный календарь

Между прочим, в конце декабря и начале января вы будете завалены календарями. Благотворительный фонд, которому жертвовали деньги, подарит вам свой, на обложке которого будут милые мордашки животных или голодающие дети. Партнеры подарят вам несколько штук с логотипами компаний. Коллеги и друзья наверняка закажут для вас календарь с изображением ваших детей или любимой собаки. Подаренные благотворительным фондом и партнерами выбросьте или всучите кому-нибудь. Над календарем от друзей и коллег поохайте, поахайте, а потом... ну, вы, наверное, и сами догадались — на помойку его! За исключением последнего случая все они — всего лишь недорогие инструменты маркетинга. Если чувство вины не позволит от них избавиться, да здравствует хаос.

ПРАВИЛЬНЫЕ КАЛЕНДАРИ Бумажный ежедневник

В любом крупном магазине канцтоваров имеется широкий ассортимент ежедневников, которые вы можете приспособить к собственным нуждам. Лично я пользуюсь ежедневником Day Runner. Есть и другая хорошая система планирования — Day Timer. Многим моим клиентам, работающим в крупных американских компаниях, компания FranklinCovey предлагала не только ежедневники, но и бесплатное обучение обращению с ними. Мне кажется, система FranklinCovey все же сложновата, и к тому же в ней слишком много перекрестных ссылок. Но такой подход к делу, безусловно, заслуживает уважения. Не надо принимать систему полностью — адаптируйте ее к своим личным предпочтениям. Именно это ключ к успеху в работе с любым календарем и ежедневником.

Все компании, производящие бумажные календари, выпускают скоросшиватели для страниц и прочих вкладок (это могут быть вкладки с адресами и телефонами, визитницы, листы для заметок).

Я пользуюсь бизнес-вариантом Day Runner, потому что он большой, а значит, у меня много места для записей. Вам, возможно, захочется приобрести календарь среднего размера, чтобы брать его на встречи. Лично я никогда не выношу свой календарь за пределы рабочего кабинета. Каждый вечер заглядываю в него и составляю список дел на завтра. А потом очень приятно вычеркивать пункт за пунктом и видеть, что день прошел не зря и ты двигаешься вперед. Помните, этот список — не догма, вы же не на каменных скрижалях пишете!

Есть варианты ежедневников в обложках из натуральной и искусственной кожи, на магнитной застежке и на липучке — вы станете использовать свой календарь и скоросшиватель очень часто, так что подберите такой, вид которого будет доставлять эстетическое наслаждение.

К скоросшивателю обычно прилагается несколько листов бумаги. В магазине можно изучить, что еще предлагает компания-производитель: листы бухгалтерской отчетности, кармашек для ручек и карандашей, белые или линованные листки для заметок. Но самое главное — выбрать подходящий тип страниц для ежедневника. Посмотрим, что у нас есть.

Страницы для ежедневника: если ваше расписание нестабильно или его практически нет, помогут страницы, на которых сразу виден весь месяц с пустыми клеточками-днями. На прошлой неделе, к примеру, я работала с клиентами в пятницу, субботу и воскресенье. Мало того, что каждый из этих дней мне приходилось проводить на ногах по восемь часов, я знала, что еще по три часа буду проводить в пробках. Поэтому очень важно, чтобы понедельник стал днем отдыха. Если бы у меня не было еженедельника, я могла бы принять в этот день приглашение на светское мероприятие, не подумав о том, что, вероятно, буду слишком уставшей и вряд ли получу от него удовольствие.

Если работа связана с большим числом встреч и мероприятий, вам больше подойдет еженедельник-планировщик с днями, расписанными по часам. Каждая его страница будет, по сути, списком дел. Если вы собираетесь носить его с собой и в течение дня записывать информацию с адресами электронной почты и телефонными номерами, вносите эти данные в раздел «Контакты» (не забывая дублировать их в электронном виде или на бумаге) — тогда в ближайшие годы вам не придется пользоваться этим ежедневником как справочником.

Я оставляю себе визитку, только если мне по-настоящему интересен ее владелец или услуги, которые он может оказать. Храните визитницу в офисе и сразу по возвращении со встречи помещайте в нее полученные визитки. Если вы потратите всего минуту на то, чтобы изучить карточки, может выясниться, что они вам не очень-то и нужны. Со временем эти действия станут механическими и вы поймете, что они отнимают немного времени и при этом обеспечивают организованность. Ведь гораздо проще потратить две минуты на то, чтобы зафиксировать полученные за день контакты, чем раз в год садиться и тратить на это несколько часов только потому, что вам недосуг было заниматься этим ежедневно.

У большинства моих клиентов имеется коллекция визиток, а по столам у них обычно разбросаны клочки бумаги с номерами телефонов и адресами электронной почты. Примерно раз в год все это сгребается в кучу и летит в корзину. Не допустите, чтобы такое случилось и с вами. Это не только неэффективно, но и заставляет испытывать чувство вины. Лучше выработать еще одну хорошую привычку: в конце каждого рабочего дня записывать контакты. Данные с визиток заносите, к примеру, в компьютер, а сами визитки выбрасывайте.

Еженедельник — во многом полезный компромисс между двумя предыдущими системами. Он вполне оправдывает себя, если у вас стабильное расписание. Важность того или иного события легче оценить в масштабе недели, нежели в масштабе месяца.

Настенный календарь

Настенный календарь подойдет только в случае, если вам нужно время от времени быстро с ним сверяться. Когда сотрудники регулярно собираются в штаб-квартире или конференц-зале и важно быстро выяснить их местонахождение или дедлайны проектов, большой календарь и в самом деле будет полезен.

Но лучшее место настенного календаря — дом, хозяева которого водят своих детей на внеклассные занятия и бывают на светских мероприятиях. В этом случае он поможет всем придерживаться семейного расписания.

Электронный календарь

Электронный календарь — отличный инструмент вне зависимости от того, используете ли вы PC, Mac, коммуникатор или все сразу. Если работаете в крупной компании, скорее всего, вы пользователь PC и вашим календарем является Outlook. Календарная система Mac ничуть не хуже. Эти электронные календари автоматически выполняют работу, которую вручную вы проделывали бы гораздо дольше. Но суть вопроса — в слове «использовать». Ни одна система не сможет предугадать ваши расписание, потребности и метод работы. Вам самим нужно что-то делать с календарем, причем регулярно!

Онлайн-календарь

Онлайн-календари есть и у Google, и у Yahoo!, и у AOL. Они созданы очень изобретательно, и работать с ними — одно удовольствие. Если вы проводите за компьютером целый день, календаря лучше вам не найти.