Всё! Доводи до конца. Синдром незавершенных дел - Джен Ягер Страница 8

Вы спросите: как же так? Где это видано, чтобы кто-то соглашался выполнить проект за половину или даже меньше от того времени, которое реально требуется на реализацию? На то может быть много причин. Одна из очевидных: проектный менеджер говорит вам, сколько времени, по его оценке, должно понадобиться на такой долгосрочный проект, как написание книги, создание бизнес-плана или оценка программы, а вы сознательно или подсознательно опасаетесь, что работу отдадут кому-то, кто согласен выполнить ее за меньшее время. Или новый проект настолько уникален, что вы понятия не имеете, за сколько времени его можно сделать, и поэтому ваша оценка далека от адекватной.

Другой вариант событий: когда вы соглашались на какой-то дедлайн, у вас был меньший объем работ. Вы думали, что не составит труда добраться из точки А в точку Б. Но всё течет и меняется, и неожиданно срок сдачи проекта наступает раньше, чем заканчиваются работы по проекту.

Объяснить и исправить один раз гораздо легче, чем если ситуация регулярно повторяется и навешивает на вас ярлык плохого планировщика.

Так как же пройти путь от плохого до самого точного и прекрасного планировщика?

Вот несколько предложений.

1. Обещайте меньше, давайте больше. Всё время обещайте мало или еще меньше, а потом приходите с перевыполненным планом, и тогда вы скорее будете выглядеть прекрасным исполнителем, а не отстающим неудачником.

Если у вас уже был похожий проект, сколько времени на него ушло?

Если есть различия между этим и другими проектами, то в чем они заключаются? Как они влияют на длительность проекта — нужно ли прибавить времени или, наоборот, убавить, чтобы закончить вовремя?

Если речь идет о совершенно уникальном продукте и, соответственно, вам не на что ориентироваться при планировании графика работ, найдется ли что-то похожее, от чего можно было бы отталкиваться? Каковы различия между проектами, из-за которых придется увеличить или уменьшить ваш предварительный срок выполнения задачи?

2. Планировать следует со знанием дела и вдумчиво. Не нужно брать сроки с потолка, потому что в итоге получится красивая цифра, под которой придется подписаться.

Чем больше в оценке сроков выполнения задачи или проекта вы отталкиваетесь от исследовательской работы и анализа вашего предыдущего опыта, тем вероятнее вы сдадите работу в срок или раньше того срока, который вы для себя наметили.

В тайм-менеджменте есть и другое правило. Сколько бы, по вашему мнению, ни занял проект, прибавьте 25 %, чтобы у вас было достаточно времени на его завершение в срок. Иногда может возникнуть желание прибавить даже 50 %.

Существует принцип, согласно которому дела стремятся заполнить всё отведенное для них время. Это означает, в частности, что не всегда хорошо иметь в запасе большой срок. Успех при решении многих задач и проектов был обусловлен тем, что их необходимо было выпустить на рынок как можно скорее. С учетом данного фактора бездумное прибавление лишнего времени к проекту, наоборот, может ему навредить.

Прежде всего уделите время планированию. Иногда вы составляете план в самом начале проекта или даже до его запуска, ибо только так и можно понять, насколько ровно он пойдет и уложитесь ли вы в срок или сделаете раньше на столько-то дней, недель, месяцев, а то и лет.

Зачастую чем тщательнее вы составляете план в начале проекта, тем лучше идет его реализация — и вероятность того, что работы завершатся благополучно, оказывается выше. Один женатый аспирант из университета Таиланда выразился так: «На мой взгляд, самая большая проблема [в тайм-менеджменте] в том, что очень многие не понимают: если потратить время на подготовку перед тем, как приступить к огромному проекту или задаче, это сэкономит кучу времени, когда нужно будет его делать».

Если у вас неважно с пошаговым выполнением задачи

Как правило, невозможно написать книгу за день, неделю или даже за месяц, и вам, безусловно, нужно будет делать перерывы в течение дня. Таким образом, продвижение по небольшим отрезкам в день или на регулярной основе поможет определить не только то, успеете вы закончить вовремя или нет, но и то, как вы будете чувствовать себя физически, интеллектуально и эмоционально, когда дойдете до конца.

Я предполагаю, что книгу «Путь камикадзе» Йордан написал оттого, что в сфере разработки программного обеспечения очень часто приходится сталкиваться с неправильным дроблением проекта на части. Но, по моим наблюдениям, это присуще не только IT-сфере и разработке программ. Вспомним такие области, как издательское дело, журналистика, производство телепередач, научные исследования, где настолько трудно представить, сколько времени займет тот или иной проект, что людям приходится просиживать ночи напролет, пытаясь успеть к сроку, и литрами заливать в себя напитки с повышенным содержанием кофеина, лишь бы не уснуть.

Помните, что дробить весь проект на отрезки, рассчитанные на каждодневную работу, — то есть такое количество работы, с каким вы в состоянии справиться за день, — так же важно, как и разбивать его на более длительные этапы, по которым будет понятно, сколько всего времени уйдет на проект.

Постановка нереальных сроков

Поставив с самого начала реальные сроки, вы, вероятно, избежите провала, когда настанет момент прощаться с проектом, — если только вас уже не накрыли с головой трудности в жизни, на работе или дополнительные дела. Если ставить реальные сроки для проекта или задачи уже поздно и вы уже над ним работаете, организуйте себе подмогу на будущее и разработайте «план Б».

Как понять, разумно ли поставлен дедлайн? Как упоминалось выше, вам нужно знать, сколько времени, по вашему мнению, уйдет на то, чтобы сделать дело. Вы можете взять за основу предыдущий опыт и поставить срок, полагаясь на то, сколько уходило на похожие проекты в прошлом. Или, если это невозможно, собрать воедино некую гипотезу из составляющих компонентов и частей аналогичных задач и проектов, уже реализованных вами или кем-то еще. Можно даже провести небольшое исследование и расспросить тех, кто был в похожей ситуации, или поискать информацию в интернете, причем не важно, какая перед вами стоит задача. В сети люди делятся самым разнообразным опытом — от написания и редактирования текстов до обзвона и даже подготовки основного списка с контактами спикеров на ежегодном мероприятии, которое они организуют.

Вам просто нужно поставить дедлайн, основанный на исследовании вопроса и опыте, а не брать дату «с потолка» или соглашаться с чьим-то предложением в угоду кому-то, не подумав хорошенько, подходит ли это лично вам.

Выполнение слишком большого количества дел

Следующая глава целиком посвящена проблеме, связанной с чрезмерной загруженностью, потому что, согласно проведенному мной исследованию, именно в этом основная причина, по которой не удается доводить дела до конца. Если вы изъявили готовность выполнить пять проектов, а времени, ресурсов, сил и внимания хватает только на один, максимум на два, — очень скоро обнаружится, что вы погрязли в незаконченных делах и невыполненных обязательствах.