Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон Страница 9

Живые голоса

Однако самодисциплину развить непросто, доказательство тому – слова Кэти Уилбер, эрготерапевта, работающего с детьми, менеджера клиники в Уайт-Плейнсе. Она призналась:

Управление временем? Насколько это важно? Для моего начальника – крайне важно, для меня – недостаточно. Между тем я жалуюсь, что не могу осилить все, или забываю что-то сделать и виню в этом плохую память. По сути, я сопротивляюсь использованию стратегий тайм-менеджмента, то есть структурированности и согласованности… не хочу, чтобы руководство это навязывало мне. При этом я рискую испытывать неудобства, которых можно избежать.

Я работаю над этим! Считаю, что календарь Outlook очень полезен. Эта программа распределяет мои электронные письма по папкам. Чтобы вернуть концентрацию, я использую стикеры: помещаю их прямо перед собой или прикрепляю скотчем к столу. Также я посылаю себе электронные письма в качестве напоминаний.

Новое предложение № 3 (для Кэти Уилбер и вас…)

• Лучше направьте свою спонтанность в сферу нововведений, проектирования и разработок, а также маркетинга, продаж и обслуживания клиентов – словом, в то, что вы связываете с творчеством в своей работе.

• Затем приложите усилия к улучшению ваших административных навыков – управления потоком однообразной работы, хранения и извлечения информации, установления стандартов, составления расписаний и работы по выполнению обещаний.

• Следование хорошим правилам создаст вам репутацию надежного и последовательного человека. Возможно, вы даже начнете чаще возвращаться домой вовремя (к ужину) и без ноутбука с «домашней работой».

• Проверьте текущую рабочую нагрузку. Примените творческие способности для отсечения всего лишнего и исправьте то, что захватывает вас в ловушку неоплачиваемой сверхурочной работы. Радостно предавайтесь спонтанности в появившееся свободное время.

Утверждение № 4. Оправдание: «Я слишком занят, чтобы учиться»

Тайм-менеджмент кажется трудоемким делом. Мне некогда заниматься всем этим.

Отбросьте «слишком занят, чтобы учиться».

• Можете вспомнить знаменитую сказку о лесорубе, который утверждал: «У меня нет времени точить топор – мне нужно повалить весь этот лес!»

• Ваш главный инструмент управления временем – письменный план – наглядное доказательство в том случае, когда порученная работа не соответствует имеющемуся времени. Вы сможете просить разрешения на изменение объема рабочей нагрузки и установление разумных сроков.

• У вас нет времени на отказ от планирования. Написание ежедневного плана действительно требует нескольких минут серьезных размышлений, но этот инструмент в сочетании с другими техниками управления временем будет экономить вам по два часа в день. В следующих главах мы подробно расскажем о возможной прибыли от такой инвестиции.

Новое предложение № 4

• Сначала оцените тайм-менеджмент как самодисциплину, нужную для достижения ваших целей, а не как нечто, навязанное сверху.

• Чтобы пробудить в себе готовность, представляйте ощутимое вознаграждение или совершенствование производственного процесса, достаточно серьезное, чтобы обеспечить вам продвижение.

• Еще раз взгляните на вашу нагрузку. Какую работу вы или кто-то другой могли бы выполнять быстрее или надежнее? Изложите все в письменном виде и убедите в этом своего начальника.

Утверждение № 5. Ограничение типа «достаточно одного средства»

Для успешного управления временем мне, конечно, не нужна книга или набор средств. Мой ежедневный список необходимых дел служит мне годами. (Хотя, признаюсь, сегодняшний список часто перетекает в завтрашний.)

Отбросьте «достаточно одного средства».

• Список дел – замечательное средство. Но больше пользы будет, если вы объедините его с вашим календарем, списком проектов и входящими электронными письмами. Современные программы при желании могут автоматически объединить эти инструменты.

• Неважно, полагаетесь ли вы на электронные средства или составляете схему своей рабочей нагрузки на доске – вы правы в том, что задействуете преимущества наглядности: нагрузку можно охватить с первого взгляда.

• Но если ваш список постоянно перетекает в следующий день, то вы попались в большую ловушку – чрезмерные ожидания. Это опасно.

Новое предложение № 5

• Приобретя навык сочетания новых требований с существующими обязательствами, вы сможете оценить вашу ситуацию, настоящую и будущую, и договориться об очередных заданиях в контексте, обозримом для обратившихся с запросом лиц.

• Используйте наглядный список дел как свидетельство того, что ваше планирование позволяет выполнять обязательства.