Организуй себя - Джон Каунт Страница 7

На практике используются частные базы данных для хранения и учета персональной информации. К ним относится целый ряд хорошо известных коммерческих пакетов, а именно: «Lotus Organizer», «Starfish Sidekick», «Microsoft Schedule Plus» и «Microsoft Outlook». Здесь я скорее хотел бы обратить ваше внимание на полную коммерческую версию «Microsoft Outlook», а не на «Outlook Express», которая выпускается бесплатно вместе с версией Internet Explorer, но обладает лишь ограниченными возможностями ПИС. Персональная информационная система обычно включает в свой состав основные интегрированные наборы офисных программ.

Существуют десятки прекрасных программ, которые можно загрузить из Интернета, причем некоторые из них бесплатные. На рис. 2. 3 показан пример такой программы. Давайте познакомимся с его содержанием:

· адресная книга для управления контактами;

· график условленных встреч, который можно использовать в комплексе с адресной книгой или с ежемесячным или ежегодным планировщиком времени, кроме того, он также оснащен программой напоминания;

· списки «что надо сделать?», которые могут быть организованы по тематическим заголовкам, что позволяет осуществлять простое планирование проектов и отслеживание хода их выполнения по следующим пунктам: заданная дата достижения цели, ответственный исполнитель, запланированная длительность и процент выполнения задания;

· запись времени, израсходованного на какие-то виды деятельности, и учет расходов;

· свободное место для заметок, которое можно использовать для определенных целей и которое обычно служит для импортирования информации из других пакетов.

Pиc. 2.3. Программное обеспечение ПИС — условленные встречи на день и список «что надо сделать?» («Microsoft Schedule Plus»)

Неоценимым преимуществом ПИС является то, что информация может интегрироваться и изучаться различными способами, без тех затруднений, которые создает передача информации вручную. Вы можете осуществлять деятельность по планированию в ходе разработки проекта и вставлять задачи в ваш график на протяжении недель, в полном объеме учитывая другие ваши обязательства. В назначенное вами время в разделе дневника вашей ПИС возникнет окно со списком «что надо сделать?», и оно не исчезнет до тех пор, пока вы не отметите находящиеся в списке задачи как выполненные. Простым щелчком мыши вы можете осуществить охват всей картины в целом или по отдельным деталям, а, используя адресную книгу, вы можете назначать лиц, в ней записанных, на выполнение того или иного задания и планировать встречи с ними. При помощи ПИС вы можете объединять рутинную ссылочную информацию с важными заметками.

Наличие ПИС облегчает выполнение операций по учёту времени и стоимости. Единственный недостаток здесь заключается в том, что для того, чтобы получить доступ ко всем этим программам, вы должны иметь под рукой компьютер. Но и с этим до некоторой степени можно справиться, используя карманные органайзеры или персональные цифровые помощники.

Полная версия «Microsoft Outlook» предоставляет в ваше распоряжение интегрированные в одно целое электронную почту и ПИС и обладает рядом чрезвычайно полезных особенностей. Она позволяет совместно использовать информацию ежедневника в Интернете или внутренней сети компании и включает в себя возможность «автоматической сортировки», которая может оказать вам неоценимую помощь в планировании совещаний, автоматически определяя время, когда будет готово техническое обеспечение совещания, а лица, приглашенные принять в нем участие, будут свободны от других мероприятий. Конечно, в данном случае предполагается, что все заинтересованные лица будут своевременно вносить изменения в свои личные графики, что далеко не является само собой разумеющимся. С помощью данной программы вы также можете создавать доклады о состоянии задач, содержащихся в списках «что надо сделать?» соответствующего раздела Outlook и с помощью электронной почты отсылать их на заранее сформированный список распределения.