Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни Страница 55

Контролировать выполнение работ нужно не реже одного раза в месяц. В противном случае возможно:

• расхолаживание и снижение чувства ответственности у исполнителей;

• перерастание небольших, своевременно не решенных проблем в большие.

Как повысить точность информации о выполнении работ

Чтобы повысить достоверность и точность сведений, поступайте следующим образом.

• Объясняйте исполнителям, для чего вы собираете эти сведения. Осознание назначения порученной работы повышает мотивацию при ее выполнении.

• Знакомьте исполнителей с результатами анализа собранных данных. Когда работник видит результат своего труда, это тоже повышает мотивацию.

• Ставьте в пример тех, кто своевременно и точно отчитывается о проделанной работе. Таким образом вы поощрите этих работников и побудите других поступать так же.

• Четко определяйте события и работы. Чтобы вам было понятно, по каким работам соблюдается график, а по каким наметилось отставание.

• Не собирайте данных больше, чем сможете проанализировать; анализируйте все, что собрали. Собирайте только те сведения, которые будете использовать.

Средства обработки информации сопровождения проекта

Вероятнее всего, вам понадобится собственная информационно-управляющая система проекта. Предпочтете ли вы традиционный способ или примените компьютер, зависит от сложности и масштабов проекта, удобства и личных предпочтений, а также от ваших возможностей.

Неавтоматизированное управление проектом имеет свои недостатки.

• Для больших объемов информации требуется слишком много бумаги и, соответственно, места для ее хранения.

• Ручная обработка данных занимает больше времени и повышает вероятность ошибок.

• Ручная подготовка отчетов более трудоемкая.

Возможно, на компьютерах вашей организации уже установлено нужное вам программное обеспечение (ПО), такое как:

• пакет программ по управлению базами данных, например Microsoft Access;

• электронные таблицы, такие как Microsoft Excel;

• текстовый редактор, например Microsoft Word;

• ПО управления проектами, например Microsoft Project.

Такое ПО предлагают и многие другие производители. Но, по моим наблюдениям, около 80 % организаций, с которыми приходилось сотрудничать, выбрали программные продукты компании Microsoft в качестве основных для своего делопроизводства. Полагаю, вы о них хотя бы слышали, поэтому я и привел их в виде примеров.

(Подробно о достоинствах применения вычислительной техники для управления проектами — в главе 16.)