Ментальные карты для бизнеса - Алексей Рязанцев Страница 4

1. Располагайте рабочее пространство (лист бумаги) горизонтально.

Так вам будет удобнее формировать ответвления. Ментальные карты основываются на радиальном принципе построения, что облегчает процесс запоминания информации. Поэтому их создание начинается с центра рабочего поля и ведется в дальнейшем по кругу. Для этого и нужно горизонтальное расположение пространства.

2. Формирование ментальной карты начинается с названия карты – главной темы, которая располагается в центре карты. Это ядро карты, которое должно отражать саму цель создания ментальной карты.

3. Формируйте ветви (уровни) по часовой стрелке.

4. Будьте лаконичны!

Не пишите в ментальных картах целые предложения. Только ключевые или фразы, стимулирующие дальнейшие ассоциации слова.

5. Группируйте подтемы карты по формату ветвей: по цветовой гамме, по форме геометрических фигур, типу линий и т. д.

6. Разбавьте карту рисунками и символами, чтобы восстановить образ темы с первого взгляда на карту.

7. Формируйте группы, то есть отделяйте дополнительными линиями блоки, объединенные общей мыслью. Обводите эти блоки.

8. Соединяйте темы стрелками.

Рис. 2. Пример ментальной карты

Для удобства, в этой книге ответвления от центрального названия карты (подтемы) будут называться уровнями.

Их иерархия показана на рисунке.

Усвоив основные правила составления ментальных карт, можно переходить к изучению способов их рисования и решения бизнес-задач.

Самый первый, простой, всегда доступный из них – это рисование ментальной карты от руки. В этом есть свои преимущества.

Вспомните, как давно вы держали в руках цветные карандаши? Посмею предположить, что несколько лет, а возможно, и десяток лет назад.

Рис. 3. Структура ментальной карты

Если вы создаете карту руками, вам придется это сделать. Кроме того, так вы можете рисовать ментальные карты в любое время и в любом месте, где найдутся лист бумаги и карандаш.

Это творческий процесс, который, несомненно, доставит вам удовольствие!

Я часто рисую ментальные карты цветной 4-цветной ручкой в своей записной книжке Moleskine.

Рис. 4. Ментальная карта на бумаге

Или на ватмане или флип-чарте:

Рис. 5. Пример ментальной карты на ватмане

Но 98 % карт рисуются в программных продуктах. Они позволяют ускорить процесс рисования карт, делают их аккуратными, красочными и упорядоченными, а также позволяют быстро и без потерь нужной информации вносить в них изменения. Самым популярным продуктом является Mind Manager, разработанный компанией Mindjet.

Освоить эту программу достаточно легко. Она оснащена широким функционалом.

И помимо создания обычных ментальных карт, имеет адаптированные шаблоны для проведения мозгового штурма, разработки стратегического менеджмента, проведения SWOT-анализа и многого другого. Ментальные карты, используемые в данной книге, созданы именно с ее помощью.

Разработаны и другие ее аналоги, например FreeMind, XMind и другие, бесплатные, в отличие от Mind Manager.

Однако они обладают меньшим количеством функций, именно полезных, а не развлекательных, и менее эстетично насыщенные.

Существуют онлайн-сервисы для создания ментальных карт, такие как MindMeister, Mind42 и другие, но, как правило, они предоставляют графику низкого качества и далеко не все дают возможность прикрепления информации из файлов компьютера.

Рис. 6. Пример ментальной карты: Тренинг по Активныьм продажам

Глава 2
Регламенты и инструкции для персонала

Если вы решили использовать ментальные карты в бизнесе, то я рекомендую вам начать с разработки с их помощью простых регламентов и инструкций для персонала, особенно если ментальная карта – это новый для вас формат работы, а инструкций, которые действительно соблюдаются, в вашей фирме нет. Инструкции для персонала – простая задача для разработки в формате ментальных карт.

Чтобы определить, какие именно инструкции необходимы вашей компании, проанализируйте свои бизнес-процессы и выявите те, на которых регулярно возникают какие-либо ошибки, повторяющиеся сложности и т. д. Именно на данные процессы и требуются инструкции: на проблемные функции или процессы. Кроме того, наверняка есть вопросы, при возникновении которых сотрудники обращаются к вам как руководителю за решением.

Есть правило: если к вам пришли трижды с одним и тем же вопросом – это даже не звоночек, а колокол к тому, чтобы создавать на процесс его решения инструкцию.

Еще одно важное преимущество наличия работающих инструкций – это независимость бизнеса от работающих в нем людей.

Бизнес становится более защищенным. Часто встречаются ситуации, когда в компании есть сотрудники, на которых держится весь отдельно взятый процесс. Например, вы нашли талантливого HR-менеджера, который безошибочно набирает хороший персонал, или менеджера по продажам, у которого лучше других получается закрыть клиента на покупку.

Такой персонал опасен для бизнеса, так как вы понимаете, что если уйдет этот человек, то данный процесс рухнет, и вы не сможете в кратчайшие сроки найти ему достойную замену, так как свои секреты «звездный» сотрудник унесет с собой.

Возникновение подобных сложностей помогают избежать разработка подробных инструкций на отдельные функции сотрудников.

При работе в консалтинговых проектах одно из первых моих действий – это поиск «звездных профессионалов» в компании. Если есть сотрудник, который выполняет свои функции замечательно, то информацию о том, за счет чего ему это удается, нельзя терять при его уходе! Поэтому мы сразу начинаем «снимать клише» с его подхода к работе и описывать процессы инструкциями.