Упрости себе жизнь. Как навести порядок на работе и дома - Эрин Доланд Страница 28

Рассматривайте каждое электронное письмо категории «Обработать позже» как отдельное рабочее задание, и относитесь к нему так же, как к любым другим делам, требующим времени. Представьте себе, что человек, приславший вам это послание, стоит сейчас перед вами в вашем кабинете и просит о чем-то. Как бы вы отреагировали на его просьбу? Записали бы ее в список дел? Внесли в календарь на определенный день? Создали очередной пункт действий в программе проектного управления? Ведь вы бы не смогли просто проигнорировать ее и не дать никакого ответа. В отношении электронных писем из категории «Обработать позже» поступайте так же. А когда выполните необходимое действие, немедленно перемещайте письмо в какую-нибудь другую папку.

В моей почтовой программе имеются еще три папки в дополнение к «Входящим». Самая крупная — «Архив», куда я перемещаю все сообщения после того, как разберусь с ними. В ней я сохраняю все входящие письма, чтобы в будущем в случае возникновения каких-либо вопросов я могла бы найти оригинал. Вторая папка — «Спросите у борца с хламом». Читатели присылают нам вопросы, и мы отвечаем на них каждую пятницу в колонке с аналогичным названием. В этой папке я храню все электронные письма с вопросами читателей до тех пор, пока не отвечу на них, после чего перемещаю в папку «Архив». Наконец, третья папка называется «Прочти меня». Сюда я складываю длинные письма, которые нужно прочесть, но у меня на них не нашлось времени в момент получения. Но перед тем как поместить письмо в эту папку, я убеждаюсь в том, что оно не предполагает от меня каких-нибудь срочных действий. Одновременно я вношу в список предстоящих дел соответствующий пункт, например «К полудню вторника прочесть записку от Анжелы по делу клиента X. Электронное письмо находится в папке „Прочти меня“». В своем дневном распорядке я выделила 15 минут после послеобеденных телефонных звонков на чтение писем из этой папки. Ознакомившись с содержанием сообщений, я перемещаю их в «Архив».

Независимо от того, какую систему применяете вы, обращайтесь с электронными письмами так же, как с просьбами реального человека, пришедшего к вам в офис. Вы ведь не отправляете такого посетителя подождать пару деньков, пока надумаете заняться его делом. Нет, вы немедленно вносите его вопрос в свой деловой график, после чего человек спокойно уходит.

Дополнительные советы по работе с электронной почтой

— Если отправляете по электронной почте группе людей сообщение, которое не является частью текущего разговора, вводите список адресов в поле ВСС («Скрытые копии»), чтобы случайно не получилась ситуация «Ответить всем».

— Создайте предварительно сформированные группы в разделе электронных адресов: совет директоров, начальники проектных групп, члены команды, члены комитетов, помощники руководителей и т. п.

В результате вместо того чтобы вручную вводить адрес каждого человека, рискуя при этом кого-нибудь забыть, достаточно просто набрать в адресной строке название группы, и все адреса из ее введутся автоматически.

— При первых же признаках того, что получатель неверно истолковал ваше электронное письмо, хватайтесь за телефон или входите в Skype, чтобы прояснить недоразумение.

— Уважайте поле «Тема письма». Она должна быть информативной, не меняйте ее на всем протяжении электронного обсуждения. А если вам нужно в разговоре поднять очередную тему, начните новое обсуждение и в первом же электронном сообщении укажите ее. Таким образом вы разделите два разговора на разные темы. Это поможет людям рассортировать входящие письма и не упустить важную информацию, затерявшуюся где-нибудь в потоке сообщений.