Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни Страница 13
Управление проектами для "чайников" - Стэнли Э. Портни читать онлайн бесплатно
• По возможности выбирайте стратегию с наименьшим количеством всевозможных рисков, неопределенных и неконтролируемых событий. Помните, что нужно использовать не те методы, которые могут работать, а которые действительно будут работать.
• Если проект связан с рисками, подготовьте несколько запасных стратегий на случай, когда первоначальные методы себя не оправдают.
О новых подходах
Однажды моему коллеге поручили провести за месяц переподготовку всех торговых представителей фирмы, которых по всей стране насчитывалось несколько сотен. Раньше он уже делал это, и по его приблизительным подсчетам, подготовка программы и проведение обучения никак не укладывались даже в три месяца. Он уже был готов доложить о невозможности выполнить поручение в отведенные сроки, когда другой наш коллега посоветовал использовать возможности Интернет и нашей локальной сети. В результате применения новой стратегии первый коллега справился с заданием раньше отведенного срока.
Не путайте стратегию с подробным перечнем работ. Он составляется на основании структурной схемы работ, которая детально рассматривается в главе 3.
Если на этапе подготовки проектного задания общая стратегия еще не продумана, сделайте в нем отметку-напоминание, например определить стратегию.
Цели — это результаты, которые следует получить в процессе выполнения проекта. Ими могут быть создание продукта, какого-либо вида услуг или эффект от их внедрения. От точности определения целей зависит успех всего проекта.
Чтобы ясно и конкретно поставить цели, следует:
• дать их формулировки — краткое описание намеченных результатов;
• указать критерии оценки — показатели, по которым будут оцениваться результаты;
• установить меры оценки — величины показателей, соответствующих достижению намеченных результатов.
Предположим, вам поручили разработать новую форму отчета по ежемесячным продажам вашей продукции, Вы можете составить примерно такую таблицу.
Таблица 2.1. Схема представления целей проекта
| Формулировка цели | Критерии оценки | Меры оценки |
|---|---|---|
| Создать новую форму отчета о ежемесячных продажах продукции | . | . |
| Создать новую форму отчета о ежемесячных продажах продукции | . | . |
| . | Содержание | Отчет должен включать следующие данные по каждому виду продукции: • общее число проданных изделий • совокупный доход от продаж • общий оборот |
| . | Расписание | Отчет должен быть готов к 31 августа |
| . | Бюджет | Затраты не должны превышать 40 тыс. |
| . | Утверждения и согласования | Новую форму отчета нужно утвердить у таких лиц: • заместителя по сбыту • регионального менеджера по продажам • агентов по продаже |
Некоторые вместо конкретных величин предпочитают указывать диапазон запланированных результатов. Это только приводит к недоразумениям.
Предположим, вы агент по продажам, и шеф говорит вам, что для успешной работы фирмы вы должны достичь годового объема продаж на сумму от 20 до 25 млн. долл. Вы считаете, что стопроцентно справились с заданием, достигнув отметки 20 млн., а шеф считает, что полному выполнению задания соответствует 25 млн. долл. Из-за того, что вы не оговорили заранее точное значение, у вас возникли разногласия.
Если нет цели
Обычно, начиная очередной курс, я интересуюсь, что слушатели надеются получить на моих лекциях. Периодически кто-нибудь заявляет, что он не ожидает услышать ничего нового, а здесь по распоряжению начальника. Раньше я полагал, что раз он вынужден находиться в аудитории, то уж я его заинтересую. С годами мне пришлось разочароваться в этом. Трудно определить, понятен ли им материал и доходчиво ли я его преподаю. Если у человека нет цели, то работать с ним бесполезно, Думаю, таким мои лекции ничего не дали.
Несколько советов, как ясно и четко изложить цели проекта
Чем яснее и четче определены цели проекта, тем выше ваши шансы завершить его успешно. Вот несколько рекомендаций по формулированию ясных целей.
• Лучше меньше, да лучше. Описывайте цели проекта кратко. Если вы испишете целую страницу мелким почерком, люди даже не станут ее читать, а если и прочитают, то могут не все верно истолковать.
• Поменьше специальных терминов и аббревиатур. В настоящее время в каждой отрасли используется неимоверное количество технических терминов и аббревиатур. В каждой компании существует множество собственных жаргонных слов и сокращений отделов, подразделений и т. п. Люди часто стесняются спросить, что означает какой-нибудь термин или сокращение, чтобы не выглядеть некомпетентными. Поэтому, чтобы не осложнять ситуацию, используйте простые слова и четкие формулировки.
• Необходимые качества емкой формулировки.
- Конкретность. Описание цели должно быть четким, подробным и не допускающим разночтений.
- Измеримость. Устанавливайте показатели и меры оценки запланированных результатов.
- Стимул. Ставьте цели так, чтобы побудить людей к активным действиям для их достижения.
- Выполнимость. Цели проекта должны быть реальными и достижимыми.
- Определенность во времени. Устанавливайте сроки, к которым должны быть получены результаты.
• Цели проекта должны быть достижимыми. Вы и ваша команда должны быть уверены, что достижение требуемых результатов зависит от вас. В противном случае это уже не цели, а пожелания.
Жалоба
Напишите нам, и мы в срочном порядке примем меры.
Комментарии