Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн Страница 13

Вам не придется изобретать собственный подход к проведению совещаний. Все необходимые инструменты и приемы уже найдены и доказали свою эффективность. Они опробованы многими компаниями из списка Fortune 500 по всему миру. В этом разделе описываются этапы и даются все необходимые рекомендации.

Что такое результативное совещание

Результативное совещание предполагает рациональное использование рабочего времени сотрудников, ведь они собираются вместе для получения определенного результата. Как и любой бизнес-процесс, совещание можно изучать и совершенствовать. В бережливом офисе совещания представляют структурированный процесс.

Но что делает совещание результативным? Как показывает опыт, существуют три ключевых условия, без которых совещание не может быть результативным:

1. Необходимо четко определить цель совещания, так же как перед реализацией любой инициативы по совершенствованию бизнес-процессов необходимо определить ее цели.

2. При проведении совещания необходимо следовать определенным правилам и рекомендациям (т. е. стандартам).

3. Чтобы совещание было результативным, каждый присутствующий должен активно в нем участвовать.

Почему важно, чтобы совещания были результативными

Совещания можно сделать самым мощным инструментом управления бизнесом или самым слабым. Наиболее распространенными жалобами в последнем случае являются следующие:

• совещания ни к чему не ведут;

• они длятся слишком долго;

• они плохо организованы;

• они всегда поздно начинаются;

• никто ими не руководит;

• у каждого участника своя повестка дня;

• совещания – это пустая трата времени, поскольку никто «толком» не работает.

Тем не менее людям необходимо встречаться, чтобы обмениваться знаниями и опытом. Несмотря на то что многие решения можно принимать по телефону, посредством электронной почты или в коридоре, если руководство компании действительно хочет в полной мере задействовать способности своих сотрудников, им необходимо встречаться и обсуждать текущее положение дел. И встречи должны быть эффективными.

Результативное совещание – это площадка, на которой принимаются важные решения и преодолеваются проблемы. Оно обязательно ведет к какому-либо результату. На такое совещание сотрудники приходят вовремя, принимают в нем активное участие, предлагают идеи и в целом настроены положительно. Но если люди приходят поздно, они вряд ли будут в нем активно участвовать и проявлять какое-либо внимание, а их идеи будут менее продуктивными.

Совещания должны быть результативными, интересными и эффективными.

Как организовать результативное совещание

Чтобы сделать совещания в своей организации результативными, отнеситесь к ним как к процессам: разработайте правила их проведения и затем следуйте этим правилам.

Основные правила при проведении совещаний:

• определите цель и повестку дня;

• выберите участников совещания и сообщите каждому о нем заранее;

• распределите роли и обязанности;

• на совещании придерживайтесь правил хорошего тона;

• ведите протокол и по завершении совещания составьте план дальнейших действий;

• составьте повестку дня для следующего совещания;

• оцените совещание;

• раздайте протокол совещания его участникам.

Определите цель и повестку дня

У каждого совещания должны быть четкие цели и повестка дня. Цель – это то, чего вы хотите достичь по итогам совещания. Повестка дня – это то, как вы будете этого добиваться.

Цели совещания определяют его тип. Все цели можно разбить на несколько типов в зависимости от того, на что они направлены:

• информирование сотрудников;

• развитие навыков;

• внедрение какого-либо процесса или процедуры;

• распределение обязанностей или заданий;

• решение проблем.

Цели совещания должны быть краткими и понятными. В конце совещания участникам должно быть легко определить, достигли они поставленных целей или нет.

В повестку дня следует включить следующую информацию:

• рассматриваемые темы (в том числе краткое описание каждого пункта);

• докладчика по каждой теме;

• время, отведенное на каждую тему / для каждого докладчика.

Повестка дня обычно состоит из следующих пунктов:

• вводной части (короткой части, призванной сфокусировать внимание присутствующих на совещании);

• краткого обзора целей совещания и повестки дня (впишите или вычеркните несколько пунктов, чтобы вовлечь присутствующих в обсуждение);

• перерывов, если совещание длится более 90 минут;

• обсуждения плана действий;