Залоговик. Все о банковских залогах от первого лица - Николай Вольхин Страница 12

Мой опыт работы по кураторству отделов мониторинга залогов сформировал стойкое убеждение, что никакая автоматизация залогового портфеля не позволит организовать качественный контроль обеспечения без навыков «работы в полях». Поэтому я задался целью систематизировать менеджерские приемы, которые позволяют руководителю направления мониторинга залогов быть успешным в своей работе.

1. Планирование и распределение проверок.

График проверок залогов распределяется на каждого сотрудника подразделения мониторинга. Сотруднику определяется объем проверок на месяц. Месячный график дробится на еженедельный. При этом соблюдаются следующие принципы планирования проверок:

А. Даты проведения проверок в течение недели определяются сотрудниками в начале недели путем обзвона залогодателей.

Б. Проверка ТМЦ планируется на конец квартала для корреляции со сроком выпуска бухгалтерской отчетности и возможностью сверки результатов мониторинга с отчетностью.

В. Исходя из временных затрат проводится градирование сложных и простых проверок. Сложные залоги проверяются в начале месяца для наличия временного лага по сбору документов и доработке актов.

Г. Еженедельно проводится актуализация статуса задач сотрудников и при необходимости их корректировка.

2. Логистика.

Транспорт. Обеспечение сотрудников отдела мониторинга транспортом – одна из первостепенных задач при организации системы контроля залогов. Наиболее результативно показала себя такая комбинация:

– Использование на возмездной основе автотранспорта сотрудников. С сотрудником заключается договор об использовании личного автомобиля в служебных целях. Компенсации подлежит амортизация машины и затраты на бензин. Для удобства расчетов амортизационная составляющая рассчитывается в зависимости от мощности двигателя, а затраты на бензин компенсируются на основании кассовых чеков, подтвержденных записями в журнале выездов.

– Общественный транспорт. Сотрудник самостоятельно добирается до узловой точки. Далее на транспорте, предоставляемом залогодателем.

– Машина с водителем, предоставляемая банком.

Картирование. Проводится территориальное зонирование месторасположения залогодателей и нанесение их месторасположения на карту (рис. 1.10). По результатам каждой проверки залога в реестр контактов заносятся отметки о временных затратах и особенностях проверки. В дальнейшем сотрудники планируют дневные маршруты передвижения с учетом месторасположения залогодателей и временных затрат на проверку.

Рис. 1.10. Пример зонирования месторасположения залога

Сегментация проверок. В начале месяца из залогового портфеля выгружаются договоры залогов, по которым потребуется документарная проверка обеспечения. По данным проверкам направляются централизованные заявки на предоставление выписок из ЕГРП, ЕГРЮЛ и т. д. Также выгружаются все договоры залога, проверки обеспечения по которым планируются за счет сюрвейерских компаний или региональных представительств банка.

3. Элементы контроля и мотивации.

Пирамидка. Гениальность организации системы труда на советских предприятиях была в том числе в нематериальной мотивации трудящихся. Ничего нового пока не изобретено. Поэтому наш метод, названный «пирамидка», оригинальностью не блещет, но работает эффективно. Суть проста. В конце недели подсчитывается число выполненных сотрудниками проверок и подписанных актов мониторинга. Результат отражается в виде пирамидки. На вершине отображается лучший сотрудник и его показатели работы, а худший – внизу. Естественно, применяя такой метод, не следует забывать про приоритетность качества работы.

Daily check. В случаях когда квалификация сотрудников низка и требуется директивный стиль управления, используется краткий отчет сотрудников о работе за день. Это картина дня, отражающая выполненные сотрудником задачи и их хронометраж. Инструмент позволяет провести оценку эффективности отдельно взятого сотрудника. По факту овладения сотрудниками необходимой квалификацией потребность в данном инструменте отпадает.