Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть - Виктор Шейнов Страница 10

Как же защититься от значительной части посетителей?

Есть много способов:

1. Скажите, что вы не можете поговорить сейчас, но готовы назначить другое время, если у посетителя действительно есть что обсудить. Удивительно, до чего чудодействен этот аргумент. Очень многие из ваших визитеров поспешат ретироваться со словами: «Да так, ничего серьезного». Еще более важно то, что некоторые из них впредь не станут приходить без веской на то причины.

2. Сведите разговор к минимуму, предупредив с самого начала: «У меня сейчас не более пяти минут для беседы». Самое главное в этом случае – строго придерживаться заявленного времени и по его истечении дать понять посетителю, что разговор окончен. Ваши сотрудники и подчиненные привыкнут к тому, что они имеют дело с действительно занятым и умеющим ценить время человеком. Их уважение к вам от этого только возрастет.

3. Предотвратите попытки проникнуть к вам, постройте свой рабочий день таким образом, чтобы у вас был гарантированный от вторжений промежуток времени. Например, в определенные часы вывешивайте табличку с просьбой не беспокоить.

4. Если рабочее место того, кто просит встречи, находится недалеко, скажите, что зайдете к нему сами. Это будет время, удобное для вас. Кроме того, уйти самому гораздо легче, чем выпроводить разговорчивого посетителя.

5. Если вашу работу все же прервал приход нежеланного гостя, не давайте ему сесть. Выйдите из-за стола, поздоровайтесь и разговаривайте стоя. Так беседы заканчиваются быстрее. Возьмите в руки папку с бумагами, как бы намереваясь уйти. Иногда такой уход приходится инсценировать.

6. Создайте неудобства нежелательным визитерам. Например, один руководитель слегка укоротил передние ножки стула, предназначенного для посетителей. Со стороны это было незаметно, но сидеть на таком стуле неудобно, и многие посетители торопились закончить разговор. Бизнесмен восторженно рассказывал о том, какую экономию времени дало ему это изобретение. Можете проверить сами (для начала – на своих подчиненных).

7. Вы не обязаны заботиться о максимальном удобстве для каждого визитера. Как можно реже предлагайте посетителям кофе или чай. Одному Богу известно, сколько времени вы потратили, наблюдая за тем, как ваш гость попивает кофе, и все говорит, говорит, говорит… Создавайте комфортные условия, лишь когда вы сами заинтересованы в неспешном, обстоятельном разговоре или желаете расположить к себе посетителя.

Если вы работаете в общей комнате, не поднимайте голову, чтобы поприветствовать каждого входящего, поскольку тем самым вы поощряете человека обратиться к вам. По возможности не сидите лицом к двери или к основному потоку людей, ведь вступают в разговор прежде всего с теми, чье лицо видят.

Как прекратить разговор, не обидев собеседника

Когда разговор обрывают, не считаясь с настроем собеседника, он может обидеться, и впечатление от встречи будет испорчено. А возможно, тем самым будет перечеркнут и ее результат, поскольку такое отношение воспринимается как неуважительное.

Итак, прерывать беседу желательно тактично. Но как это сделать? Имеется несколько способов:

• Поблагодарите собеседника (за содержательную беседу, информацию, откровенность; за то, что нашел время зайти, и т. п.). Большинство правильно понимает этот намек. Для тех же, кто пропускает его мимо ушей, есть следующие приемы.

• Кратко объясните, что вы планируете делать, и движением покажите, что собираетесь приступить к этому немедленно (куда-то пойти, позвонить, взяться за написание документа и т. д.).

• Предложите собеседнику срочно сделать что-то, пояснив, почему лучше начать работу безотлагательно (например, связав это с чьей-то возможной отлучкой, командировкой, уходом на совещание).

• Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним.

• Проводите посетителя до двери.

Этот набор приемов освободит вас от 99 % собеседников, не вызвав их недовольства. Но есть небольшое число назойливых посетителей, избавиться от которых можно лишь таким способом, который мне самому не очень нравится. Однако, учитывая, что данный метод применяется с гуманной целью (оградить партнера по общению от отрицательных эмоций), он имеет право на существование. Его суть такова. Разработайте с секретарем (помощником, кем-то из коллег) соглашение о спасении от назойливого посетителя. Например, определенное число звонков секретарю (помощнику) означает, что нужно зайти в кабинет и сказать, что вас срочно вызывают к руководителю. Если у вас нет отдельного кабинета, то о подобном можно договориться с кем-то из сотрудников-соседей.

Итак, чтобы уменьшить число непрошеных посетителей:

• повесьте на дверях табличку с просьбой не беспокоить в определенное время;

• назначьте вошедшему конкретное время, когда вы его примете;

• попросите зайти посетителя позже или пообещайте, что зайдете к нему сами;

• знайте, что, начав разговор, скорее всего, закончить его быстро будет затруднительно; не позволяйте втянуть себя во всякого рода дискуссии и проблемные обсуждения;

• если у вас есть секретарь или помощник, то обяжите его неукоснительно оберегать ваше время и проявлять твердость и непреклонность в отношении настойчивых визитеров;

• короткие СМС или электронные сообщения предотвращают многие визиты;

• некоторые вопросы можно решать письменно, но не увлекайтесь излишней перепиской, ибо она тоже требует времени.

Если визит к вам не несет ничего, кроме помех в работе, попробуйте воздействовать на посетителя такими способами:

• не предлагайте ему сесть;

• говорите с ним стоя, имитируя необходимость скорого ухода;

• заранее оговорите, на сколько минут он может рассчитывать;

• напомните о том, что время истекло, и прервите разговор;

• условьтесь о дальнейших шагах, чтобы человеку больше не пришлось вас беспокоить;

• главное – говорите «нет», решительное НЕТ, проявляя твердость и, если нужно, резкость, но не опускаясь до грубости.

Защититесь от посетителей-манипуляторов

Весьма распространенной является манипуляция, оформленная фразой «Хочу с вами посоветоваться…».

Некоторые работники любят заходить к руководству якобы за советом. Это, безусловно, манипуляция с целью переложить на вышестоящего ответственность за принятие решения. И даже за осуществление какого-либо дела, ведь если оно будет провалено, то остается возможность сослаться на совет: «Я все сделал так, как вы сказали». (Хотя, как мы знаем, плохим исполнением можно испортить самую хорошую идею.)

В подобных случаях могут применяться следующие способы защиты:

• «Пассивная защита». Руководитель вводит правило: не приходить к нему за советом, не имея своих предложений. Это лучшая из всех тактик, поскольку она максимально экономит время руководителя и вместе с тем побуждает подчиненных к проявлению инициативы.