Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ Страница 12

• Материалы для совещания. Кива намеревалась подготовить данные заранее, но срочный запрос Карла сорвал ее планы. Поскольку неизвестно, был ли запрос важным или хотя бы срочным, нельзя сказать, могла ли Кива отложить его или даже отказаться. Методы, описанные в этой главе, могли бы помочь ей заниматься важными делами вместо реагирования на срочные запросы.

Несмотря на то что Кива не сумела как следует подготовиться и попала в квадрат 1, она переложила задачу на Келли. К счастью, та выручила ее на этот раз.

• Так называемый внештатный преподаватель-гуманитарий. Действительно ли он полное ничтожество по сравнению с суперзанятой Кивой? Или это просто организованный человек, который может позволить себе спокойно ехать на работу? Если это так, то именно он находится в квадрате 2, а Кива – скорее в квадрате 1.

• Своевременное выполнение проекта. При поверхностном рассмотрении это похоже на успешное выполнение задачи из квадрата 2. Реализация проекта идет согласно графику, а исполнители делают то, что нужно. Не имея дополнительной информации, будем исходить из наилучших предположений.

• Проблемный разработчик. Конечно, иногда встречаются попросту некомпетентные разработчики. Однако разве взаимоотношения с разработчиком нельзя скорректировать, если использовать подход, ориентированный на квадрат 2? А может оказаться так, что члены команды Кивы не удосужились как следует оценить сетевой компонент проекта, в результате чего разработчик не сумел определить реальную цену? Разве нет такой модели коммуникации, которая позволяет сделать процесс разработки беспроблемным? Возможен ли такой вариант, что команда Кивы просто реагирует на действия других участников проекта и соглашается со всеми предложениями независимо от того, как это отразится на объемах работ и графике?

Выделение времени на планирование, подготовку, коммуникацию и укрепление отношений с ключевыми разработчиками позволяет успешно справляться с делами, которые находятся в самом центре квадрата 2. Если с самого начала заниматься этими вещами, то вполне можно не допустить кризиса квадрата 1, который угрожает проекту Кивы.

• Корпоративная отчетность, внутренняя политика и ограниченные ресурсы. Такие вещи есть в каждой организации. Всем нужна информация, и у каждого свои потребности и запросы. То, в какой мере процесс получения данных мешает выполнению важной работы (вместо того чтобы помогать этому), является индикатором характера корпоративной культуры в соответствии с матрицей управления временем. Если получение данных занимает много рабочего времени и мешает многим выполнять важную работу, то культура больше соответствует квадрату 3, а не 2.

Культура квадрата 2 допускает открытый диалог о необходимости тех или иных отчетов. Она также открывает возможность обсуждения конкурирующих потребностей в ресурсах. Кива могла бы начать разговор в отношении программистов таким образом: «Мне крайне необходимы эти ресурсы, это очень важно. Нельзя ли закрепить их за мной на эту неделю, если я твердо пообещаю освободить их на следующей?»

• Дорога домой. Все, что Кива делает после работы, – едет домой, ужинает, занимается чем-то дома, – это ее личное дело. Эти дела могут находиться в любом из квадратов, от первого до четвертого. Здесь ключевые вопросы следующие: «Если бы Кива взглянула на качество своего вечера со стороны, то смогла бы она сказать, что он соответствовал ее наиболее значимым целям и приоритетам? Чувствовала ли она удовлетворенность своей жизнью за пределами работы?» Если да, то она находится в квадрате 2. Если же нет, то, наверное, ей следует переосмыслить достижения в этих сферах жизни.

Для улучшения результатов Киве не нужно быть совершенной или добиваться невероятной эффективности. Надо просто изменить образ мышления, а затем решать по одной-две проблемы за раз. Очень быстро матрица управления временем и алгоритм «пауза – прояснение – решение» позволят проводить намного больше времени в квадрате 2.

Простые рецепты – с чего начать

Теперь вы можете перейти к применению принципов и подходов правила 1 «воздействуйте на важное, не будьте реактивны к срочности», действуя следующим образом. Выберите наиболее подходящее для вас.

• Сделайте копию матрицы управления временем и поместите ее на рабочий стол или стену, чтобы она напоминала вам о необходимости концентрироваться на квадрате 2.

• Сделайте карточку размером 8 × 12 см с семью секциями, соответствующими дням недели. Пообещайте осознанно использовать алгоритм «пауза – прояснение – решение» не меньше раза в день. Воспользовавшись им, ставьте галочку или наклеивайте звездочку (чтобы получать больше дофамина) в соответствующей секции. После заполнения карточки сделайте себе подарок и отпразднуйте успех.

• Составьте список уточняющих вопросов, которые можно задать самому себе и другим, и отрепетируйте их перед зеркалом.

• Напишите следующий вопрос на стикере и наклейте его на монитор своего компьютера: «Какова моя отдача на данный момент?»

• Потратьте пару минут утром и выделите одно-два наиболее важных дела из квадрата 2 в этот день. Выпишите их и положите записку в карман. В конце дня взгляните на них и проверьте, выполнены ли они. Если нет, то подумайте, почему.

• Определите, какие отвлекающие дела из квадрата 3 вы взяли на себя, и разработайте стратегию работы с ними.

ВЫВОДЫ

• В мозге можно выделить две основные части: логическую и реактивную.

• Наши результаты в жизни зависят от рациональности решений.

• Тренировка позволяет перепрограммировать мозг так, чтобы он стал более рациональным и менее реактивным.

• Чтобы стать более рациональным, необходимы концептуальная основа (матрица управления временем FranklinCovey) и процесс (алгоритм «пауза – прояснение – решение»).

• Чтобы достичь реальной эффективности, необходимо минимизировать время пребывания в квадратах 1 и 3, полностью исключить попадание в квадрат 4 и максимизировать время нахождения в квадрате 2.

• Перестаньте добровольно принимать на себя дела из квадратов 1, 3 и 4, посвящайте освободившееся время делам из квадрата 2.

• Мы можем сформировать культуру квадрата 2, разговаривая на языке матрицы и совместно стараясь концентрироваться на задачах из квадрата 2.

Управление решениями

Правило 2
Стремитесь к выдающемуся, не довольствуйтесь посредственным

Каждый может жить полноценной жизнью.

Уильям Пауэрс

Джевион вздохнул, садясь в такси. Наконец-то можно немного расслабиться – встреча с клиентом осталась позади, и он направлялся домой. «Все прошло довольно гладко, – думал он. – В конце концов, я знаю нашу систему лучше других». Его, однако, раздражала необходимость заниматься объяснением того, что и так должно быть понятным. «Будь у нас время на описание этих моментов в руководстве для пользователей и на доработку интерфейса, мы бы избавились от многих проблем», – размышлял он.